코로나 19로 인해서 대전평생교육진흥원내 대전시민대학, 배달강좌제, 인문학특강 등 모든 평생교육프로그램이 잠정 중단되어 있는 상태입니다.
직원들이 이럴 때 할 수 있는 게 무엇일까 고민하다가 진흥원 내4층에 있는 자료실을 정리하자고해서 방학을 맞이하여 현재 매일 진흥원으로 실습 삼아 오고 있는 대학생들과 함께 지난 10년간의 자료를 정리하고 있답니다.
사전적으로 기록관리(記錄管理)란 우리기관에서 생산한 기록을 적법·적절하게 생산·관리하여 효율적으로 사용하고 불필요한 기록을 폐기하며 증거적 가치나 영구보존 가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색·활용할 수 있게 하는 일을 말합니다.
대전평생교육진흥원은 지난 2011년 7월에 전국에서 처음으로 재단법인으로 출범했으며, 올해로 10년차 되는 대전시 산하 중견 기관입니다.
현재 자료실에는 지난 10년간 쏟아낸 각종 문서자료와 사진, 영상자료, 출판·출간 자료 등 수천점이 보관되어 있습니다. 그러나 처음부터 체계적으로 정리하여 보관하지 못하고 이런저런 자료를 주먹구구식으로 정리하여 보관하다 보니, 불필요한 자료까지 보관하면서 공간의 협소, 체계적인 관리부재, 자료 활용의 불편함 등의 문제점이 드러나고 있습니다.
이에 ‘공공기록물 관리에 관한 법률’에 근거하여 대전평생교육진흥원이 생산·취득한 기록정보 자료 중에 법적 보존연한에 따라 보존문서 기록대장을 다시 작성하여 체계적으로 보관, 활용코자 이번에 자료실을 정리를 다시 하게 되었습니다.
진흥원에서 생산된 문서,자료,영상,사진 등의 모든 생산물들 가운데, 법적인 보존연한인 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 영구보존 등의 기준에 따라 기존 보존해오던 자료를 재정리하여 불필요한 자료, 중복자료(책자 등), 보존연한이 지난 자료 등에 대해 목록 작성을 하나하나 다시 하고 있습니다.
자료의 량이 워낙 방대하여 한 달여 이상의 시간이 소요될 것으로 예상됩니다. 다행인지 불행인지는 모르겠으나 코로나19로 인해서 현재 대전시민대학 강좌가 잠정 중단되어 있어 가능한 작업이기도 합니다. 현재 자료실 이외에도 강의실 2개와 소회의실까지 활용하여 자료 분류작업과 문서목록대장 작업을 하고 있는 실정입니다.
이런 어수선한 상황에서 자료실에 보관중인 자료 정리를 다시 해보자고 중지를 모아주신 직원분들, 그리고 함께해주신 장학대학생 여러분들께 감사인사드립니다..
